Ce que contient une remise
Un fichier de remise ressemble à un bordereau. Un en-tête identifie l'émetteur, le compte à débiter, la date d'exécution souhaitée, le nombre d'opérations et le montant total. Suit le détail, ligne par ligne : bénéficiaire, IBAN, montant, libellé, référence.
La banque lit cet ensemble comme un tout. Si une seule information manque au niveau de l'en-tête, le lot entier repart. Si une ligne est invalide, selon les établissements, c'est l'opération ou la remise complète qui est rejetée. Cette logique du tout ou rien explique pourquoi les contrôles avant envoi ont autant d'importance.
Les formats en circulation
Trois familles cohabitent dans les entreprises françaises, et il faut souvent savoir produire les trois.
Les formats XML SEPA, d'abord. virement SEPA pour les virements, prélèvement SEPA pour les prélèvements. Ils descendent de la norme ISO 20022 et se sont imposés depuis la migration SEPA de 2014. Leur richesse est aussi leur difficulté : une balise mal placée suffit à faire échouer la validation du schéma.
Les formats en largeur fixe ensuite, hérités des normes AFB et maintenus par le CFONB. Ils portent la lettre de change relevé et le billet à ordre relevé, moyens de paiement toujours vivants dans le négoce, le BTP et l'industrie. Ces fichiers en largeur fixe n'ont rien de XML et demandent une mécanique de génération différente.
Les virements internationaux enfin, hors zone SEPA. Selon les banques, ils passent par des variantes de virement SEPA avec des blocs complémentaires, ou par des formats propres à l'établissement. C'est le point où les configurations divergent le plus.
Six contrôles avant l'envoi
Un rejet bancaire coûte deux fois : le temps de comprendre le motif, puis le retard de paiement chez le bénéficiaire. Ces six vérifications attrapent la grande majorité des cas.
- Structure du fichier
- Le XML respecte-t-il le schéma attendu par la banque ? Les versions de virements et prélèvements SEPA acceptées varient encore d'un établissement à l'autre.
- schéma XSD
- Cohérence des totaux
- Le nombre d'opérations et le montant cumulé déclarés en en-tête correspondent-ils au détail ? Un écart d'un centime fait rejeter le lot entier.
- en-tête / détail
- Validité des coordonnées
- Chaque IBAN passe-t-il son contrôle de clé ? Le BIC est-il attendu par la banque destinataire ?
- clé IBAN
- Unicité de la remise
- L'identifiant du lot a-t-il déjà été transmis ? Le rejeu d'une remise est l'un des incidents les plus coûteux à corriger.
- anti-rejeu
- Dates d'exécution
- La date demandée respecte-t-elle le préavis du moyen de paiement ? Un prélèvement CORE ne se présente pas la veille pour le lendemain.
- préavis
- Mandats et références
- Pour les prélèvements, le RUM et l'ICS sont-ils présents et cohérents avec le mandat en vigueur ?
- RUM / ICS
Le circuit de validation
Une remise, c'est de l'argent qui sort. Le contrôle interne mérite d'être aussi soigné que le format du fichier.
Le principe généralement retenu repose sur des seuils. En dessous d'un montant défini, la validation d'un signataire suffit. Au-dessus, une seconde signature devient obligatoire, portée par une autre personne. Une fois les signatures réunies, le fichier est scellé : plus aucune modification n'est possible avant transmission.
Ce scellement importe autant que la double signature. Sans lui, rien n'empêche techniquement qu'un fichier validé soit modifié entre l'accord du dirigeant et l'envoi à la banque. Avec lui, ce qui part est exactement ce qui a été approuvé.
Comment SCORFI prépare vos remises
Le module Remises récupère les opérations depuis votre comptabilité, votre paie ou votre gestion commerciale, par des interfaces paramétrables. La saisie manuelle reste ouverte pour les cas ponctuels.
SCORFI génère ensuite les fichiers par type de paiement, par devise et par société, applique les contrôles listés plus haut, et fait passer la remise dans le circuit de signature défini pour votre organisation. La transmission peut se faire par le module Communication EBICS, sans passer par le portail de chaque banque.
En aval, les exports vers la comptabilité et la trésorerie évitent la ressaisie, et les mouvements retrouvés au relevé alimentent le rapprochement bancaire.