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Le rapprochement bancaire

Définition, méthode, écarts récurrents et automatisation. Écrit pour les équipes comptables qui refont ce travail tous les mois.

En bref

Le rapprochement bancaire consiste à comparer, sur une période donnée, les mouvements du relevé de banque et les écritures du compte 512 de la comptabilité, puis à expliquer chaque différence. Les écarts normaux viennent du décalage de temps : chèques émis non encaissés, remises en cours de traitement, frais prélevés par la banque avant d'être comptabilisés. Les écarts anormaux viennent d'une erreur de saisie, d'une opération manquante ou d'un doublon. Le travail se déroule en cinq gestes : récupérer le relevé, extraire les écritures, pointer les correspondances, justifier le reste, régulariser. Un logiciel comme SCORFI traite automatiquement les correspondances évidentes et présente les exceptions classées, ce qui laisse au comptable les cas qui demandent une décision.

Ce que le rapprochement vérifie

Une entreprise tient deux histoires du même compte bancaire. La première est écrite par la banque : c'est le relevé. La seconde est écrite par le service comptable au fil des saisies : c'est le compte 512. Ces deux histoires racontent les mêmes opérations, jamais au même moment, et parfois pas de la même façon.

Rapprocher, c'est mettre les deux versions côte à côte sur une période, associer chaque mouvement à son équivalent, et expliquer ce qui reste. Le document produit s'appelle l'état de rapprochement. Il part du solde du relevé, ajoute ou retire les éléments en circulation, et doit retomber sur le solde comptable. Quand les deux se rejoignent, le solde du compte 512 est justifié.

Le point de vigilance tient en une phrase : un écart n'est pas une erreur. La plupart des différences sont normales et se dénoueront toutes seules quelques jours plus tard. Le travail consiste à distinguer celles-là de celles qui demandent une correction.

Pourquoi on le fait

Trois raisons, dans l'ordre où elles se manifestent.

La justification des comptes. Le solde du 512 figure au bilan. Sans état de rapprochement, rien ne prouve qu'il correspond à l'argent réellement disponible. L'article L123-14 du code de commerce impose des comptes réguliers et sincères ; un compte bancaire non justifié fragilise cette exigence, et c'est l'une des premières pièces demandées en révision par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes.

Le contrôle interne. Le rapprochement est le filet qui attrape ce que personne n'a vu passer : un prélèvement inconnu, un double paiement fournisseur, un virement qui n'aurait pas dû sortir. Plus la fréquence est élevée, plus la détection est précoce.

La trésorerie. Une position de trésorerie construite sur des écritures non rapprochées se paie tôt ou tard. Les décisions d'échéancier, de placement ou de tirage sur ligne de crédit méritent un solde qui tient debout.

La méthode en cinq étapes

Récupérer le relevé: Le relevé de la période, dans son format bancaire d'origine : MT940 ou camt.053. Sa récupération peut passer par EBICS plutôt que par un téléchargement manuel depuis le portail de chaque banque.
Extraire le compte 512: Les écritures comptables de la période sur le compte banque concerné, avec le solde d'ouverture et le solde de clôture.
Pointer les correspondances: Chaque ligne bancaire cherche son écriture. La majorité se rapproche sur le couple montant et date, une partie demande de regarder le libellé, la référence ou le sens de l'opération.
Justifier le reste: Ce qui n'est pas pointé constitue l'état de rapprochement : les éléments en circulation d'un côté, les opérations bancaires à comptabiliser de l'autre.
Régulariser: Les frais bancaires, les erreurs de saisie et les affectations manquantes donnent lieu à des écritures. Les décalages normaux, eux, se dénoueront d'eux-mêmes.

Les six écarts qui reviennent

À force de refaire l'exercice, on retrouve toujours les mêmes familles. Les connaître fait gagner du temps, parce qu'on cherche moins longtemps l'explication d'une ligne isolée.

Chèques émis non encaissés: L'écriture comptable est passée le jour de l'émission, le débit bancaire arrive quand le bénéficiaire dépose le chèque. Entre les deux, un décalage de quelques jours à plusieurs semaines.; décalage
Remises en cours de traitement: La remise est enregistrée à la date de dépôt, la banque crédite après traitement. En fin de mois, ces montants figurent en comptabilité sans être encore au relevé.; décalage
Frais, commissions et agios: La banque les prélève sans prévenir. Ils apparaissent au relevé avant d'exister en comptabilité, et restent souvent la première cause d'écart résiduel.; à comptabiliser
Virements reçus non identifiés: Un client règle sans référence de facture, ou règle plusieurs factures d'un coup. Le montant est bien en banque, l'affectation comptable reste à faire.; à affecter
Erreurs de saisie: Chiffres inversés, montant tapé deux fois, mauvais compte. Ce sont les écarts les plus rapides à corriger, à condition de les voir.; à corriger
Dates de valeur: Une opération datée du 31 en comptabilité peut porter une date de valeur au 2 du mois suivant. Le rapprochement sur une période fermée bute régulièrement là-dessus.; décalage

Là où le manuel casse

Un tableur suffit à une entreprise mono-société, mono-banque, avec quelques dizaines de mouvements par mois et une personne qui connaît le dossier par cœur. Tant que ces conditions tiennent, changer d'outil n'apporte pas grand-chose.

Elles cessent de tenir plus vite qu'on ne croit. Une filiale s'ajoute, avec sa propre banque. Un client étranger règle en devise. Le volume passe de quatre-vingts à huit cents lignes mensuelles, et le pointage qui prenait une demi-journée en prend trois. Puis la personne qui tenait le fichier part en congés, et personne ne sait plus pourquoi telle ligne était surlignée en jaune.

Les autres points de rupture arrivent par la mécanique : chaque banque envoie ses relevés dans son format, la récupération se fait portail par portail, et le fichier partagé ne garde aucune trace de qui a pointé quoi ni quand. Le jour où un audit demande l'historique, il n'existe pas.

Ce qu'automatiser veut dire

Automatiser le rapprochement bancaire ne consiste pas à confier les décisions à une machine. Le logiciel traite ce qui est mécanique, l'humain garde ce qui demande un jugement.

Concrètement, SCORFI travaille en trois temps. Il récupère les relevés et les écritures, quel que soit le format d'origine. Il applique les règles de correspondance définies pour votre organisation, y compris les cas où une ligne bancaire répond à plusieurs écritures ou l'inverse. Puis il sépare nettement ce qui s'est soldé tout seul de ce qui reste ouvert, avec pour chaque exception les éléments nécessaires pour trancher : montant proche, date voisine, libellé approchant.

Le gain se mesure moins en heures qu'en attention disponible. Une équipe qui ne pointe plus les six cents lignes évidentes peut regarder sérieusement les vingt qui posent question. Et le mois suivant, l'historique est là, avec le nom de celui qui a validé.

Le rapprochement s'articule avec deux autres sujets : la préparation des remises, en amont, qui détermine la propreté des flux sortants, et la communication bancaire, qui conditionne la façon dont les relevés arrivent.

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Apportez un mois de relevés et le compte 512 correspondant. Nous vous montrons ce que SCORFI solde seul et ce qu'il vous laisse.

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Questions fréquentes sur le rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est-il obligatoire ?

Aucun texte français n'impose noir sur blanc un état de rapprochement mensuel. Il découle des obligations de régularité et de sincérité des comptes posées par l'article L123-14 du code de commerce, et c'est l'une des premières pièces qu'un commissaire aux comptes ou un expert-comptable demande en révision. Dans les faits, une entreprise qui ne rapproche pas ses comptes ne peut pas justifier le solde de son compte 512.

À quelle fréquence faut-il rapprocher ses comptes bancaires ?

Le rythme mensuel est le plus courant, calé sur l'arrivée des relevés. Les entreprises qui encaissent beaucoup de petits montants, en commerce ou en e-commerce, passent souvent à un rythme hebdomadaire, voire quotidien, parce qu'un écart repéré trois jours après est encore explicable alors qu'un écart repéré six semaines après demande une enquête.

Quelle est la différence entre rapprochement bancaire et lettrage ?

Le lettrage associe deux écritures entre elles, typiquement une facture et son règlement dans un compte auxiliaire client ou fournisseur. Le rapprochement bancaire compare une ligne du relevé de banque avec une écriture du compte 512. Les deux gestes se ressemblent et les logiciels emploient parfois le mot lettrage pour désigner le pointage banque/comptabilité, comme le fait SCORFI.

Qu'appelle-t-on un rapprochement complété ou global ?

Un rapprochement unitaire associe une ligne bancaire à une écriture comptable. Un rapprochement complété associe une ligne bancaire à une écriture plus un complément, par exemple des frais ou une commission qui expliquent la différence de montant. Un rapprochement global associe plusieurs lignes bancaires à plusieurs écritures, cas fréquent des remises de chèques encaissées en bloc.

Peut-on faire son rapprochement bancaire sous Excel ?

Oui, et beaucoup d'entreprises le font. Le tableur tient tant que les volumes restent faibles et que le rapprochement repose sur une seule personne. Les limites apparaissent avec le multi-sociétés, les devises, les formats de relevés hétérogènes et l'absence de trace de qui a pointé quoi. Un fichier qui se transmet par courriel n'est pas un historique auditable.

Comment SCORFI automatise-t-il le rapprochement ?

SCORFI importe les relevés bancaires et les écritures comptables, applique les règles de correspondance paramétrées pour votre organisation, puis présente séparément ce qui s'est rapproché tout seul et ce qui reste à traiter. Les cas simples se soldent sans intervention, les exceptions arrivent classées avec les éléments qui permettent de trancher.

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